Komunikasi Organisasi dan Komunikasi Manajemen
A. Definisi Komunikasi Organisasi dan
Komunikasi Manajemen
Menurut Wiryanto (2005) komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
Menurut Goldhaber
(1986), komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar
pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi
organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti
di dalam suatu organisasi.
Dari definisi-definisi
di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan pertukaran informasi dan pemindahan arti dalam suatu jaringan
hubungan yang saling bergantung satu sama lain dalam kelompok formal maupun
informal dalam suatu organisasi.
Menurut Antar Venus,
manajemen komunikasi adalah proses
pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas
dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks
komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud disini berarti tataran komunikasi
individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan
internasional.
Menurut Cultip (2007) manajemen
komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk
memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yang sama
dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan konteks
sosialnya.
Menurut Parag Diwan (1999),
Manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi
secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
manajemen komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya atau proses timbale balik
dan penggunaan berbagai sumber daya kommunikasi untuk mengingkatkan kualitas
dan efektivitas berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan untuk mencapai
tujuan yang ditetapkan.
B.
Aspek-aspek Komunikasi Organisasi
Pace dan Faules (2002:553) mengatakan komunikasi
organisasi meliputi aspek-aspek, yaitu:
1. Peristiwa
komunikasi, berkaitan dengan seberapa jauh informasi diciptakan, ditampilkan,
dan disebarkan ke seluruh bagian dalam organisasi.
2. Iklim
Komunikasi Organisasi. Pace dan Faules (2002:149) mengatakan iklim komunikasi
organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan
pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengaruh ini didefinisikan,
disepakati, dikembangkan, dan dikokohkan secara berkesinambungan melalui
interaksi dengan anggota organisasi lainnya. Dalam melakukan interaksi,
pimpinan organisasi sebagai seorang komunikator harus dapat memilih metode dan
teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi
dilancarkan sehingga tercapai kepuasan atas komunikasi atau tercipta iklim
komunikasi organisasi yang menyenangkan. Iklim komunikasi merupakan citra makro
bagi organisasi.
3. Kepuasan
Komunikasi Organisasi. Redding (dalam Pace dan Faules, 2002:164) mengungkapkan
bahwa istilah kepuasan komunikasi digunakan untuk menyatakan keseluruhan
tingkat kepuasan yang dirasakan pegawai dalam lingkungan total komunikasinya.
C.
Dimensi-Dimensi
Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi
- Komunikasi internal.
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian
pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan
organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama
bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi
antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses
komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi
internal dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Komunikasi
vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam
komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi,
petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan
bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb.
kepada pimpinan.
b. Komunikasi
horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan
kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa
mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian.
Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode,
dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan
memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
2. Komunikasi
eksternal.
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara
pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,
komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada
pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal
yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur
secara timbal balik:
a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi
ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press
release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter;
brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari
kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
D.
Fungsi-fungsi Komunikasi Organisasi
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan
tiga fungsi komunikasi organisasi sebagai berikut:
1. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-anggota
organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan
bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi
diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi relasional berkenaan dengan
komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis
produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam
pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam
berbagai cara.
3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam
situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Komunikasi
adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity)
yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk
membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan
informasi bersama.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai berikut:
- Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
- Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a. Berkaitan
dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya.
b. Berkaitan
dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
- Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
- Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
a. Saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
b. Saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar
dalam diri karyawan terhadap organisasi.
E. Bentuk-bentuk
Komunikasi
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada
tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan
bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya
komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada
pimpinan secara timbal balik.
2. Komunikasi horizontal
Bentuk komunikasi secara mendatar,
diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung
tidak formal. Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak
yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap
muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.
3. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi ini sering disebut
juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam
posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur
struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang
mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak
lain.
F.
Proses Komunikasi dalam Organisasi
Griffin
(2003) membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang
menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi Adapun
prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
a. Kesatuan komando– suatu karyawan hanya menerima
pesan dari satu atasan
b. Rantai skalar– garis otoritas dari atasan ke
bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini,
yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu
saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
c. Divisi pekerjaan– manegement perlu arahan untuk
mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai
sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
d. Tanggung jawab dan otoritas– perhatian harus dibayarkan kepada
hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan
antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
e. Disiplin– ketaatan, aplikasi, energi,
perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan
disetujui.
f. Mengebawahkan kepentingan individu
dari kepentingan umum–
melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
Griffin menyadur tiga pendekatan
untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai
berikut:
1. Pendekatan
sistem.
Karl Weick (pelopor pendekatan sistem
informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi,
prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi
sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu
perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup.
Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui
pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan
bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan
banyak kebebasan (free-flowing) dan
komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang
mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
2. Pendekatan
budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan
bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka
miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan
ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah
ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi
merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya,
membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif
lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah
organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi
dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang
berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga
menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi”
dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi
juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara
individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan
tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat
pemahaman.
3. Pendekatan
kritik.
Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan
ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi
hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak
ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan
organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme. Bahasa adalah medium
utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.
G.
Hambatan-hambatan Komunikasi
Organisasi
Menurut
Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan
komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992,p.10-11) :
1. Status
effect
Adanya perbedaaan pengaruh status
sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang
lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka
karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau
pendapatnya.
2. Semantic
Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa
yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan
perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator
harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan
pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian
(misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya
bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan
pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi
menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai.
3. Perceptual
distorsion
Perceptual
distorsion dapat
disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan
perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain.
Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara
pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural
Differences
Hambatan yang terjadi karena
disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam
suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga
ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh
: kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku
jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical
Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh
gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya
: suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya
yang kurang jelas.
6. Poor
choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada
media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan
sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang
hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang
buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan
jelas.
7. No
Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang
sender mengirimkan pesan kepada receiver
tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang
sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang
ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan
tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan
gagasan seorang manajer.
Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
1. Hambatan dari Proses
Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan
disampaikan.
2. Hambatan Fisik yaitu
hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
3. Hambatan Semantik
yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan
istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
4. Hambatan Psikologis
yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim
pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami
perubahan
5. Hambatan Manusiawi
yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu
dalam menyikapi informasi atau pesan
6. Hambatan
Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi
yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan
mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang
berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
7. Hambatan-hambatan
Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah
organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar
pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam
organisasi
DAFTAR PUSTAKA
