Psikologi
manajemen adalah ilmu mengenai cara mengatur/me-manage sumber daya yang ada
untuk memenuhi kebutuhan.
Kaitannya dengan psikologi
Diketahui
bahwa unsure SDM merupakan yang terpenting dari ketiga modal kerja perusahaan.
Pasalnya, ilmu psikologi mampu yang berpusat pada manusia mampu mengintervensi
berbagai faktor internal manusia (motivasi, sikap kerja, keterampilan, dll)
dengan berbagai teknik dan metode, sehingga kinerja SDM dapat mencapai
produktivitas tertinggi untuk perusahaan
Pengertian organisasi menurut beberapa
ahli:
- ·
Stoner berpendapat bahwa organisasi
adalah suatu pola hubungan –hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah
pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
- ·
James D mengatakan bahwa organisasi
adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
- ·
Chester I. Bernard berpendapat bahwa
organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan
dua orang atau lebih
Organisasi
(Industri) dapat dipandang sebagai suatu sistem terbuka dan sistem dilingkupi
oleh suatu batas sistem.
Fungsi
Manajemen:
1. Perencanaan
(Planning)
2. Pengorganisasian
(Organizing0]
3. Pengarahan
(Directing)
4. Pengawasan
dan Pengendalian (Controlling)
Sumber
daya dibagi menjadi:
1. Sumber
daya manusia
2. Sumber
daya informasi
3. Sumber
daya fisik
4. Sumber
daya keuangan
5. Sumber
daya alam.
Fungsi perencanaan adalah proses
menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang
akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untujk mewujudkan
target dan tujuan organisasi.
Kegiatan
dalam fungsi perencanaan:
a. Menetapkan
tujuan dan target bisnis.
b. Merumuskan
strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut.
c. Menentukan
sumber daya yang diperlukan.
d. Menetapkan
standar/indicator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
Fungsi pengorganisasian menyangkut
bagaimana strategi dan taktik yang telah direncanakan dalam perencanaan
didesain menjadi struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan
lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat menjamin bahwa semua pihak dalam
organisasi bekerja secara efektif serta efisien untuk pencapaian tujuan dari
organisasi.
Kegiatan
dalam Fungsi Pengorganisasian:
a. Mengalokasikan
sumber daya, merumuskan serta menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang
dibutuhkan.
b. Menetapkan
struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung
jawab.
c. Kegiatan
perekrutan, seleksi, pelatihan dan pengembangan SDM/ tenaga kerja.
d. Kegiatan
penempatan sumvber daya manusia pada posisi yang paling tepat.
Fungsi pengarahan dan implementasi
adalah implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam
organisasi dan proses memotivasi agar semua pihak dapat menjalankan tanggung
jawabnya dengan penuh kesadaran serta produktifitas tingi.
Kegiatan
dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi:
a.
Mengimplementasi proses kepemimpinan,
pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja
secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan.
b.
Memberi tugas dan penjelasan rutin
mengenai pekerjaan.
c.
Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
Fungsi pengawasan dan pengendalian untuk
memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan
dan diimplementasi dapat berjalan sesuai target yang diharapkan walaupun
terdapat perubahan yang terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan
dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian:
a.
Mengevaluasi keberhasilan pencapaian
tujuan dan target sesuai dengan indicator yang telah ditetapkan.
b.
Mengambil langkah klarifikasi dan
koreksi atas penyimpangan yang ditemukan.
c.
Melakukan berbagai alternative solusi
atas berbagai masalah yang muncul dan berhubungan dengan pencapaian tujuan dan
target bisnis.
Komunikasi
Komunikasi
adalah proses penyampaian berita dari satu orang ke orang lainnya.
Unsur komunikasi adalah:
-. Adanya pengiriman berita.
-. Penerima berita.
-. Berita yang dikirim dapat berupa:
1.
Fakta dan informasi]
2.
Emosi.
3.
Fakta yang bercampur dengan emosi
-. Media pengiriman.
Job Description
Job
description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam
menjalankan tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin
mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan.
Deskripsi
pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan,
kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.
Job
description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat
navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok,
berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya.
Menurut
Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah
pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan
pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi
apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk
menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada
preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.
Sedangkan
menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman
tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan
bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.
Job
description adalah suatu indicator penting dalam proses performance appraisal.
Beberapa pengertian job description yang dikemukakan para ahli adalah sebagai
berikut:
Pernyataan
tertulis tentang tugas, kondisi kerja dan berbagai aspek yang berhubungan
dengan suatu jabatan dalam pekerjaan tertentu (Werther and Davis; 1989)
Penjelasan
tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan
sebagainya (Nitisemito; 1992)
Lalu,
apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :
- Atasan–
untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
- Pimpinan
Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang
jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang
jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus
dilakukan dan diharapkan dari organisasi
- Perekrut–
untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan
jabatan
- Trainer–
untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
- Assessor–
untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment,
in-depth interview dll)
- Perencana
Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan
peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
- Perencanaan
dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner)
–untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan
pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
- Job
Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam
organisasi.
Job Description
Uraian Jabatan Sales & Marketing Manager
Identitas Jabatan
|
Nama
Jabatan
|
:
|
Sales
& Marketing Manager
|
Departemen
|
:
|
Sales
& Marketing
|
Atasan
langsung
|
:
|
Sales
& Marketing Director
|
Bawahan
langsung
|
:
|
S
& M Supervisor(s)
|
Tujuan Jabatan
|
Merencanakan,
mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama S & M
Supervisor(s) untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara
efektif dan efisien.
|
Tanggung Jawab Utama
|
No
|
Uraian
|
Skala Waktu H/M/B/T
|
1
|
Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching,
jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target
penjualan
|
B
|
2
|
Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast
untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal
|
B/M/H
|
3
|
Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing
untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah
ditentukan.
|
B/M
|
4
|
Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk
meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan
|
T/B
|
5
|
Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design
& warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan
pasar
|
T/B
|
6
|
Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey
seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan
yang ditentukan
|
T/B
|
7
|
Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern
perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya
perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.
|
H
|
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan
|
|
Indikator
|
1.
|
Laporan data dan informasi kondisi pasar di cabang
|
2.
|
Program kerja penjualan
|
3.
|
Pencapaian penjualan
|
4.
|
Laporan evaluasi penjualan
|
5.
|
Laporan penjualan cabang
|
6.
|
Tertib administrasi
|
7.
|
Tingkat kepuasan konsumen
|
8.
|
Keberhasilan program promosi
|
|
Dimensi
|
Keuangan
|
:
|
1.
|
Target Penjualan
|
|
|
|
|
Non Keuangan
|
:
|
1.
|
Target unit penjualan
|
|
|
2.
|
Jumlah pelanggan
|
|
|
3.
|
Jumlah tenaga penjualan
|
|
Spesifikasi Jabatan
|
Latar belakang pendidikan dan pengalaman
|
:
|
1.
|
Minimum pendidikan S-1 di semua
bidang
|
|
|
2.
|
Pemahaman mengenai pemasaran dan
penjualan
|
|
|
3.
|
Pengetahuan mengenai produk
perusahaan
|
|
|
4.
|
Kemampuan negosiasi
|
|
|
5.
|
Kemampuan presentasi dan komunikasi
|
|
|
6.
|
5 – 7 tahun pengalaman yang bervariasi dalam bidang
pemasaran dan penjualan
|
|
|
|
|
Kompetensi
|
:
|
1.
|
Kepemimpinan.
|
|
|
2.
|
Results oriented
|
|
|
3.
|
Dapat bekerjasama
|
|
|
4.
|
Integritas
|
|
|
5.
|
Membina hubungan
|
|
|
6.
|
Pendekatan interpersonal
|
|
Job Description
Uraian Jabatan Finance & Accounting Manager
Identitas Jabatan
|
Nama
Jabatan
|
:
|
Finance
& Accounting Manager
|
Departemen
|
:
|
Finance
& Accounting
|
Atasan
langsung
|
:
|
Director
Finance
|
Bawahan
langsung
|
:
|
Finance
Supervisor
|
Tujuan Jabatan
|
Merencanakan,
mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan
dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk
membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung
pencapaian target financial perusahaan.
|
Tanggung Jawab Utama
|
No
|
Uraian
|
Skala Waktu H/M/B/T
|
1
|
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan
informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
|
H
|
2
|
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan
dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat
waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
|
B/M
|
3
|
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas
perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan
kondisi keuangan.
|
H
|
4
|
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan
penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan
operasional perusahaan.
|
T/B
|
5
|
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem
dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk
memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan
teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
|
T/B
|
6
|
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa
keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan
perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan
investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya
|
B/M/H
|
7
|
Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap
peraturan perpajakan
|
T/B
|
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan
|
|
Indikator
|
1.
|
Ketepatan waktu penyerahan laporan keuangan
|
2.
|
Akurasi laporan keuangan
|
3.
|
Ketepatan waktu penyerahan laporan pajak
|
4.
|
Akurasi dan kelengkapan dokumen
|
5.
|
Efisiensi
|
6.
|
Cashflow
|
7.
|
Rasio keuangan
|
8.
|
Anggaran Perusahaan
|
9.
|
Budget variance
|
10.
|
Tingkat risiko keuangan perusahaan
|
11.
|
Hasil audit keuangan
|
12.
|
Rencana keuangan
|
13.
|
Rasio keuangan
|
14.
|
Tax ratio
|
15.
|
Tax compliance
|
|
Dimensi
|
Keuangan
|
:
|
1.
|
Revenue perusahaan:
|
|
|
2.
|
Biaya operasional (opex) perusahaan:
|
|
|
3.
|
Biaya modal (capex) perusahaan:
|
|
|
|
|
Non Keuangan
|
:
|
1.
|
Jumlah transaksi per tahun
|
|
|
2.
|
Jumlah bawahan
|
|
Spesifikasi Jabatan
|
Latar belakang pendidikan dan pengalaman
|
:
|
1.
|
Pendidikan teknis minimum S-1 dalam bidang keuangan atau
akuntansi.
|
|
|
2.
|
Pemahaman mengenai standar akuntansi di Indonesia
|
|
|
3.
|
Pemahaman mengenai sistem keuangan dan akuntansi
(komputerisasi)
|
|
|
4.
|
Pemahaman mengenai perpajakan
|
|
|
5.
|
Pemahaman mengenai treasury
|
|
|
6.
|
Pengalaman minimal 10 tahun variabel dalam mengelola
keuangan di industri keuangan, consumer goods, atau manufaktur.
|
|
|
|
|
Keahlian dan pengetahuan
|
:
|
1.
|
Kepemimpinan
|
|
|
2.
|
Integritas
|
|
|
3.
|
Pemikiran analitis
|
|
|
4.
|
Kerjasama
|
|
|
5.
|
Peduli terhadap keteraturan
|
|
|
6.
|
Pemikiran stratejik
|
|
Job Description
Uraian Jabatan Public Relation (Specialist / Manager)
Identitas Jabatan
|
Nama
Jabatan
|
:
|
Public
Relation (Specialist / Manager)
|
Departemen
|
:
|
Corporate
Communications / Corporate Secretary
|
Atasan
langsung
|
:
|
Corporate
Communications / Corporate Secretary(Head / Division Head)
|
Bawahan
langsung
|
:
|
|
Tujuan Jabatan
|
1.
Bertanggungjawab terhadap berjalannya alur komunikasi dari manajemen dengan
stakeholder baik karyawan maupun pihak-pihak yang berkepentingan di luar
perusahaan,
2. Bertanggungjawab dalam menyampaikan informasi tentang kebijakan terkini
yang dikeluarkan oleh manajemen melalui saluran dan media komunikasi yang
ada,
3. Bertanggung jawab terhadap tersedianya sarana komunikasi dan saluran
komunikasi internal yang dapat digunakan dalam penyampaian informasi secara
internal, baik itu kebijakan maupun info-info terkini yang terjadi di dalam
perusahaan.
|
Tanggung Jawab Utama
|
-
Mengelola dan mengembangkan media komunikasi internal dan eksternal perusahaan
seperti majalah, bulletin, portal/intranet, situs perusahaan, laporan
pemegang saham dan lain-lain untuk membina citra dan komunikasi perusahaan di
mata karyawan dan stakeholder di luar perusahaan
- Menanggapi permintaan informasi dari media lain atau menunjuk juru bicara
yang tepat atau sumber informasi
- Memantau penerapan sistem dan prosedur komunikasi perusahaan, serta
melakukan perbaikan dan pengembangan yang diperlukan sesuai perkembangan yang
ada demi kepentingan perusahaan
- Melakukan kegiatan sosialisasi, dan kampanye-kampanye atas
kebijakan-kebijakan manajemen perusahaan sehingga tujuan komunikasi dapat
tersampaikan dengan baik
- Memelihara hubungan dengan wakil-wakil komunitas, konsumen kunci, karyawan,
dan kelompok kepentingan umum yang dianggap penting untuk menjaga jalur
komunikasi untuk tujuan citra positif perusahaan
- Melakukan pemantauan atas media masa atas informasi dan pemberitaan
perusahaan yang ada serta melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk
memberikan informasi yang benar serta perbaikan citra perusahaan
- Melakukan koordinasi dengan manajer unit kerja lain, serta dengan biro
iklan untuk mengatur program kampanye promosi di semua jenis media untuk
pencitraan positif perusahaan serta promosi produk/jasa perusahaan
- Menyiapkan materi dan menyampaikan pidato yang bertujuan untuk public
relations.
|
Dimensi
|
Rentang
Pengaruh: Seluruh Organisasi
Ragam Produk / Jasa: Siaran pers, majalah dan bulletin perusahaan; internal
maupun umum), brosur, handout, video promosi, newletter dan program
multimedia, dan sebagainya.
Jumlah bawahan: 3 orang
Kondisi Pekerjaan: Kondisi kerja normal pada lingkungan kantor, pekerjaan
mungkin membutuhkan akhir pekan sesekali dan / atau kerja malam.
Hubungan eksternal: Penyedia Jasa / Vendor, Media Masa / Pers, Lembaga
Pemerintah (Parlemen, Kepolisian, Kejaksaan, Pengadilan, Bank Indonesia,
Bapepam, Departemen Tenaga Kerja, dan lain-lain)
|
Spesifikasi Jabatan
|
Latar
Pendidikan : Min. S1Public Relations / Mass Communications
Sertifikasi Profesi : -
Pengalaman Kerja: <>
Jabatan Sebelumnya : Public Relation Officer/ Corporate Communications Staff
Min. > 3 Tahun
Keahlian Teknis Khusus: Microsoft Office (Ms. Word, Excel, PowerPoint),
Photoshop, CorelDraw, Communications skill (public speaking, writing skill,
dst.), Mass Media Management & Monitoring, Leadership skill
|
Dalam suatu
perusahaan dibutuhkan adannya konflik, karena jika dalam suatu perusahaan
kurang memiliki konflik atau bahkan tidak memiliki konflik perusahaan tersebut
tidak akan memiliki kemajuan dan kurang nya motivasi agar perusahaan lebih
berkembang lagi. Jadi, untuk mengembangkan suatu perusahaan konflik di butuhkan
terutama agar sistem manajemennya dapat berkembang. Walaupun konflik terdengar
lebih pada ke arah negatif, tetapi sebenarnya konflik juga dapat bernilai
positif jika konflik tersebut dapat diolah menjadi suau pemikiran yang dapat
berperan dalam memunculkan motivasi dalam suatu perusahaan terutama dalam hal
manajemen nya.
Contoh Kasus:
Pada salah satu perusahaan jasa yang memiliki konflik dengan para
pegawainya, dimana manajemen perusahaan jasa tersebut membuat keputusan
mengenai restrukturisasi dan rencana
perekrutan pegawai melalui pihak ketiga. Karena para pekerja tidak setuju dan
menolak rencana tersebut dengan mengatakan bahwa hal itu akan menimbulkan
banyak pemecatan, maka terjadilah aksi mogok kerja yang menyebabkan kerugian
bagi perusahaan itu sendiri. Sehingga manajemen perusahaan jasa tersebut
memutuskan untuk tidak beroperasi dalam waktu yang tidak bisa ditenukan.
Perusahaan jasa ini juga mengatakan bahwa tidak akan ada operasional sampai
tercapainya penyelesaian atas konflik yang tengah terjadi dengan para pekerja.
Penyelesaian Masalah:
Konflik yang sudah terjadi bisa diselesaikan melalui perundingan.
Cara ini dilakukan dengan melakukan dialog terus menerus antar kelompok untuk menemukan
suatu penyelesaian maksimum yang menguntunngkan kedua belah pihak. Melalui
perundingan kepentingan bersama dipenuhi dan ditentukan penyelesaian yang
paling memuaskan. Gaya perundingan untuk mengelola konflik dapat dilakukan
dengan cara:
a. Pencairan,
yaitu dengan melakukan dialog untuk mendapatkan suatu pengertian
b. Keterbukaan
c. Belajar
empati, dengan melihat kondisi dan kecemasan orang lain sehingga didapatkan
pengertian mengenai orang lain
d. Mencari tema
bersama, pihak-pihak yang erlibat dapat dibantu dengan cara mencari
tujuan-ujuan bersama
e. Menghasilkan
alternatif, hal ini dilakukan dengan jalan mencari alernatif untuk
menyelesaikan persoalan yang diperselisihkan
f. Menanggapi berbagai alternatif, setelah ditemukan alternatif
penyelesaian hendaknya pihak-pihak yang terlibat dalam konflik mempelajari dan
memberikan tanggapan
g. Mencari
penyelesaian,
sejumlah alternatif yang sudah dipelajari secara mendalam dapat
diperoleh suatu konsensus unuk menetapkan suatu penyelesaian
h. Membuka
jalan buntu, dengan mengikutsertakan pihak ketiga yang berpengalaman untuk
menyelesaikan masalah
i. Mengikat diri kepada penyelesaian di dalam kelompok, setelah
dihasilkan penyelesaian yang disepakatim pihak yang terlibat dapat
memperdebatkan dan mempertimbangkan penyelesaian dan mengikatkan diri pada
penyelesaian itu
j. Mengika seluruh kelompok, dengan penerimaan atas suatu
penyelesaian dari pihak-pihak yang terlibat konflik
Sumber:
