Psikologi Manajemen

Psikologi manajemen adalah ilmu mengenai cara mengatur/me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan.

Kaitannya dengan psikologi

Diketahui bahwa unsure SDM merupakan yang terpenting dari ketiga modal kerja perusahaan. Pasalnya, ilmu psikologi mampu yang berpusat pada manusia mampu mengintervensi berbagai faktor internal manusia (motivasi, sikap kerja, keterampilan, dll) dengan berbagai teknik dan metode, sehingga kinerja SDM dapat mencapai produktivitas tertinggi untuk perusahaan

Pengertian organisasi menurut beberapa ahli:

· Stoner berpendapat bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan –hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama

· James D mengatakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

· Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan dua orang atau lebih

Organisasi (Industri) dapat dipandang sebagai suatu sistem terbuka dan sistem dilingkupi oleh suatu batas sistem.

Fungsi Manajemen:

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing0]

3. Pengarahan (Directing)

4. Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)

Sumber daya dibagi menjadi:

1. Sumber daya manusia

2. Sumber daya informasi

3. Sumber daya fisik

4. Sumber daya keuangan

5. Sumber daya alam.

Fungsi perencanaan adalah proses menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untujk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Kegiatan dalam fungsi perencanaan:

a. Menetapkan tujuan dan target bisnis.

b. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut.

c. Menentukan sumber daya yang diperlukan.

d. Menetapkan standar/indicator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Fungsi pengorganisasian menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah direncanakan dalam perencanaan didesain menjadi struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat menjamin bahwa semua pihak dalam organisasi bekerja secara efektif serta efisien untuk pencapaian tujuan dari organisasi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian:

a. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan serta menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang dibutuhkan.

b. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.

c. Kegiatan perekrutan, seleksi, pelatihan dan pengembangan SDM/ tenaga kerja.

d. Kegiatan penempatan sumvber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

Fungsi pengarahan dan implementasi adalah implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi dan proses memotivasi agar semua pihak dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran serta produktifitas tingi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi:

a. Mengimplementasi proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan.

b. Memberi tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan.

c. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.

Fungsi pengawasan dan pengendalian untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasi dapat berjalan sesuai target yang diharapkan walaupun terdapat perubahan yang terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian:

a. Mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan dan target sesuai dengan indicator yang telah ditetapkan.

b. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang ditemukan.

c. Melakukan berbagai alternative solusi atas berbagai masalah yang muncul dan berhubungan dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian berita dari satu orang ke orang lainnya.

Unsur komunikasi adalah:

-. Adanya pengiriman berita.

-. Penerima berita.

-. Berita yang dikirim dapat berupa:

1. Fakta dan informasi]

2. Emosi.

3. Fakta yang bercampur dengan emosi

-. Media pengiriman.

Job Description

Job description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam menjalankan tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan.

Deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.

Job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya.

Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

Job description adalah suatu indicator penting dalam proses performance appraisal. Beberapa pengertian job description yang dikemukakan para ahli adalah sebagai berikut:

Pernyataan tertulis tentang tugas, kondisi kerja dan berbagai aspek yang berhubungan dengan suatu jabatan dalam pekerjaan tertentu (Werther and Davis; 1989)

Penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya (Nitisemito; 1992)

Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :

Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Job Description

Uraian Jabatan Sales & Marketing Manager

Identitas Jabatan
Nama Jabatan	:	Sales & Marketing Manager
Departemen	:	Sales & Marketing
Atasan langsung	:	Sales & Marketing Director
Bawahan langsung	:	S & M Supervisor(s)

Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama S & M Supervisor(s) untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan	B
2	Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal	B/M/H
3	Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.	B/M
4	Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan	T/B
5	Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar	T/B
6	Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan	T/B
7	Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.	H
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Indikator

1.	Laporan data dan informasi kondisi pasar di cabang
2.	Program kerja penjualan
3.	Pencapaian penjualan
4.	Laporan evaluasi penjualan
5.	Laporan penjualan cabang
6.	Tertib administrasi
7.	Tingkat kepuasan konsumen
8.	Keberhasilan program promosi

Dimensi

Keuangan	:	1.	Target Penjualan

Non Keuangan	:	1.	Target unit penjualan
		2.	Jumlah pelanggan
		3.	Jumlah tenaga penjualan

Spesifikasi Jabatan

Latar belakang pendidikan dan pengalaman	:	1.	Minimum pendidikan S-1 di semua bidang
		2.	Pemahaman mengenai pemasaran dan penjualan
		3.	Pengetahuan mengenai produk perusahaan
		4.	Kemampuan negosiasi
		5.	Kemampuan presentasi dan komunikasi
		6.	5 – 7 tahun pengalaman yang bervariasi dalam bidang pemasaran dan penjualan

Kompetensi	:	1.	Kepemimpinan.
		2.	Results oriented
		3.	Dapat bekerjasama
		4.	Integritas
		5.	Membina hubungan
		6.	Pendekatan interpersonal

Job Description

Uraian Jabatan Finance & Accounting Manager

Identitas Jabatan
Nama Jabatan	:	Finance & Accounting Manager
Departemen	:	Finance & Accounting
Atasan langsung	:	Director Finance
Bawahan langsung	:	Finance Supervisor

Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.	H
2	Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.	B/M
3	Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.	H
4	Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.	T/B
5	Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.	T/B
6	Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya	B/M/H
7	Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan	T/B
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Indikator

1.	Ketepatan waktu penyerahan laporan keuangan
2.	Akurasi laporan keuangan
3.	Ketepatan waktu penyerahan laporan pajak
4.	Akurasi dan kelengkapan dokumen
5.	Efisiensi
6.	Cashflow
7.	Rasio keuangan
8.	Anggaran Perusahaan
9.	Budget variance
10.	Tingkat risiko keuangan perusahaan
11.	Hasil audit keuangan
12.	Rencana keuangan
13.	Rasio keuangan
14.	Tax ratio
15.	Tax compliance

Dimensi

Keuangan	:	1.	Revenue perusahaan:
		2.	Biaya operasional (opex) perusahaan:
		3.	Biaya modal (capex) perusahaan:

Non Keuangan	:	1.	Jumlah transaksi per tahun
		2.	Jumlah bawahan

Spesifikasi Jabatan

Latar belakang pendidikan dan pengalaman	:	1.	Pendidikan teknis minimum S-1 dalam bidang keuangan atau akuntansi.
		2.	Pemahaman mengenai standar akuntansi di Indonesia
		3.	Pemahaman mengenai sistem keuangan dan akuntansi (komputerisasi)
		4.	Pemahaman mengenai perpajakan
		5.	Pemahaman mengenai treasury
		6.	Pengalaman minimal 10 tahun variabel dalam mengelola keuangan di industri keuangan, consumer goods, atau manufaktur.

Keahlian dan pengetahuan	:	1.	Kepemimpinan
		2.	Integritas
		3.	Pemikiran analitis
		4.	Kerjasama
		5.	Peduli terhadap keteraturan
		6.	Pemikiran stratejik

Job Description

Uraian Jabatan Public Relation (Specialist / Manager)

Identitas Jabatan
Nama Jabatan	:	Public Relation (Specialist / Manager)
Departemen	:	Corporate Communications / Corporate Secretary
Atasan langsung	:	Corporate Communications / Corporate Secretary(Head / Division Head)
Bawahan langsung	:

Tujuan Jabatan

1. Bertanggungjawab terhadap berjalannya alur komunikasi dari manajemen dengan stakeholder baik karyawan maupun pihak-pihak yang berkepentingan di luar perusahaan,
2. Bertanggungjawab dalam menyampaikan informasi tentang kebijakan terkini yang dikeluarkan oleh manajemen melalui saluran dan media komunikasi yang ada,
3. Bertanggung jawab terhadap tersedianya sarana komunikasi dan saluran komunikasi internal yang dapat digunakan dalam penyampaian informasi secara internal, baik itu kebijakan maupun info-info terkini yang terjadi di dalam perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

- Mengelola dan mengembangkan media komunikasi internal dan eksternal perusahaan seperti majalah, bulletin, portal/intranet, situs perusahaan, laporan pemegang saham dan lain-lain untuk membina citra dan komunikasi perusahaan di mata karyawan dan stakeholder di luar perusahaan
- Menanggapi permintaan informasi dari media lain atau menunjuk juru bicara yang tepat atau sumber informasi
- Memantau penerapan sistem dan prosedur komunikasi perusahaan, serta melakukan perbaikan dan pengembangan yang diperlukan sesuai perkembangan yang ada demi kepentingan perusahaan
- Melakukan kegiatan sosialisasi, dan kampanye-kampanye atas kebijakan-kebijakan manajemen perusahaan sehingga tujuan komunikasi dapat tersampaikan dengan baik
- Memelihara hubungan dengan wakil-wakil komunitas, konsumen kunci, karyawan, dan kelompok kepentingan umum yang dianggap penting untuk menjaga jalur komunikasi untuk tujuan citra positif perusahaan
- Melakukan pemantauan atas media masa atas informasi dan pemberitaan perusahaan yang ada serta melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memberikan informasi yang benar serta perbaikan citra perusahaan
- Melakukan koordinasi dengan manajer unit kerja lain, serta dengan biro iklan untuk mengatur program kampanye promosi di semua jenis media untuk pencitraan positif perusahaan serta promosi produk/jasa perusahaan
- Menyiapkan materi dan menyampaikan pidato yang bertujuan untuk public relations.

Indikator

Dimensi

Rentang Pengaruh: Seluruh Organisasi
Ragam Produk / Jasa: Siaran pers, majalah dan bulletin perusahaan; internal maupun umum), brosur, handout, video promosi, newletter dan program multimedia, dan sebagainya.
Jumlah bawahan: 3 orang
Kondisi Pekerjaan: Kondisi kerja normal pada lingkungan kantor, pekerjaan mungkin membutuhkan akhir pekan sesekali dan / atau kerja malam.
Hubungan eksternal: Penyedia Jasa / Vendor, Media Masa / Pers, Lembaga Pemerintah (Parlemen, Kepolisian, Kejaksaan, Pengadilan, Bank Indonesia, Bapepam, Departemen Tenaga Kerja, dan lain-lain)

Spesifikasi Jabatan

Latar Pendidikan : Min. S1Public Relations / Mass Communications
Sertifikasi Profesi : -
Pengalaman Kerja: <>
Jabatan Sebelumnya : Public Relation Officer/ Corporate Communications Staff Min. > 3 Tahun
Keahlian Teknis Khusus: Microsoft Office (Ms. Word, Excel, PowerPoint), Photoshop, CorelDraw, Communications skill (public speaking, writing skill, dst.), Mass Media Management & Monitoring, Leadership skill

Dalam suatu perusahaan dibutuhkan adannya konflik, karena jika dalam suatu perusahaan kurang memiliki konflik atau bahkan tidak memiliki konflik perusahaan tersebut tidak akan memiliki kemajuan dan kurang nya motivasi agar perusahaan lebih berkembang lagi. Jadi, untuk mengembangkan suatu perusahaan konflik di butuhkan terutama agar sistem manajemennya dapat berkembang. Walaupun konflik terdengar lebih pada ke arah negatif, tetapi sebenarnya konflik juga dapat bernilai positif jika konflik tersebut dapat diolah menjadi suau pemikiran yang dapat berperan dalam memunculkan motivasi dalam suatu perusahaan terutama dalam hal manajemen nya.

Contoh Kasus:

Pada salah satu perusahaan jasa yang memiliki konflik dengan para pegawainya, dimana manajemen perusahaan jasa tersebut membuat keputusan mengenai restrukturisasi dan rencana perekrutan pegawai melalui pihak ketiga. Karena para pekerja tidak setuju dan menolak rencana tersebut dengan mengatakan bahwa hal itu akan menimbulkan banyak pemecatan, maka terjadilah aksi mogok kerja yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri. Sehingga manajemen perusahaan jasa tersebut memutuskan untuk tidak beroperasi dalam waktu yang tidak bisa ditenukan. Perusahaan jasa ini juga mengatakan bahwa tidak akan ada operasional sampai tercapainya penyelesaian atas konflik yang tengah terjadi dengan para pekerja.

Penyelesaian Masalah:

Konflik yang sudah terjadi bisa diselesaikan melalui perundingan. Cara ini dilakukan dengan melakukan dialog terus menerus antar kelompok untuk menemukan suatu penyelesaian maksimum yang menguntunngkan kedua belah pihak. Melalui perundingan kepentingan bersama dipenuhi dan ditentukan penyelesaian yang paling memuaskan. Gaya perundingan untuk mengelola konflik dapat dilakukan dengan cara:

a. Pencairan, yaitu dengan melakukan dialog untuk mendapatkan suatu pengertian

b. Keterbukaan

c. Belajar empati, dengan melihat kondisi dan kecemasan orang lain sehingga didapatkan pengertian mengenai orang lain

d. Mencari tema bersama, pihak-pihak yang erlibat dapat dibantu dengan cara mencari tujuan-ujuan bersama

e. Menghasilkan alternatif, hal ini dilakukan dengan jalan mencari alernatif untuk menyelesaikan persoalan yang diperselisihkan

f. Menanggapi berbagai alternatif, setelah ditemukan alternatif penyelesaian hendaknya pihak-pihak yang terlibat dalam konflik mempelajari dan memberikan tanggapan

g. Mencari penyelesaian, sejumlah alternatif yang sudah dipelajari secara mendalam dapat diperoleh suatu konsensus unuk menetapkan suatu penyelesaian

h. Membuka jalan buntu, dengan mengikutsertakan pihak ketiga yang berpengalaman untuk menyelesaikan masalah

i. Mengikat diri kepada penyelesaian di dalam kelompok, setelah dihasilkan penyelesaian yang disepakatim pihak yang terlibat dapat memperdebatkan dan mempertimbangkan penyelesaian dan mengikatkan diri pada penyelesaian itu

j. Mengika seluruh kelompok, dengan penerimaan atas suatu penyelesaian dari pihak-pihak yang terlibat konflik

Sumber:

Makalah psikologi manajemen minggu pertama (download via laptop)
http://portalhr.com/gudang-data/job-description/public-relations-manager/
http://portalhr.com/gudang-data/job-description/finance-accounting-manager/
http://portalhr.com/gudang-data/job-description/sales-marketing-manager/
http://pangeranarti.blogspot.co.id/2014/11/pengertian-job-description-lengkap.html
- http://haanifah.blogspot.co.id/2015/01/psikologi-manajemen-analisa-kasus.html

posted under Psikologi Manajemen |

Little Lady